Qu’est-ce qu’un standard externalisé ?

un standard externalisé

Le standard téléphonique est pour gérer l’accueil, assurer de meilleures communications et constitue même parfois un moyen de réaliser des économies. Ce système qui se révèle d’un intérêt certain pour les entreprises se présente sous deux principales déclinaisons : le standard interne et le standard externalisé. Ce dernier est de plus en plus adopté par les entreprises.   Qu’est-ce donc que ce standard externalisé et comment fonctionne-t-il ?

Un standard délocalisé aux multiples fonctions

À l’inverse des standards traditionnels qui sont installés dans les locaux de l’entreprise afin de mieux traiter les communications, le standard externalisé, lui, se trouve en dehors de l’entreprise et est géré par des prestataires extérieurs. Ces prestataires assurent des services comme la réception et la filtration d’appels, la prise et la transmission de messages ou encore la gestion des agendas. Ils peuvent aussi, selon le cas, envoyer des alertes par messages, faire l’établissement de fiches de contact ou encore s’occuper des débordements d’appels. Ces prestataires peuvent aussi, à la demande du client, répondre à des appels en langue étrangère, gérer des évènements ponctuels ou même ajuster les consignes sur l’espace client de l’entreprise. Ainsi donc, grâce au standard externalisé, les entreprises peuvent se passer des services de secrétariat ou d’accueil téléphonique.

Comment fonctionne le standard externalisé ?

Le standard externalisé a une structure différente de celle des standards ordinaires. Dans leur architecture, l’autocommutateur n’est plus installé dans les locaux de l’entreprise mais plutôt hébergé dans un Data Center.  Tous les appels qui sont à destination de l’entreprise transitent par les serveurs des sociétés d’hébergement. Le standard téléphonique externe est, au moyen de deux routeurs, connecté au réseau informatique de l’entreprise soit par l’ADSL, soit par la SDSL ou soit encore par la fibre optique. Il peut également arriver que cette connexion se fasse par l’intermédiaire d’une ligne téléphonique classique. Pour que le prestataire externe puisse mener à bien ses activités, l’entreprise cliente doit lui fournir une partie de ses données importantes. Ces données qui peuvent par exemple être une part non négligeable des fichiers clients et fournisseurs sont pour permettre au prestataire externe de contrôler l’authentification des fournisseurs et des clients de l’entreprise cliente. Une fois que le système est mis en place, tous les appels à destination de l’entreprise sont dirigés vers le prestataire externe qui se charge de répondre aux clients selon les lignes directrices qui lui ont été données par l’entreprise cliente. Cependant, si les paramètres sont bien réglés, les appels de poste à poste internes à l’entreprise ne sont pas redirigés vers le prestataire externe.

À chaque professionnel son besoin

L’externalisation du standard est une prestation assurée par de nombreux professionnels qui se spécialisent bien souvent dans des domaines précis. Ainsi donc, ont recours au standard externalisé, tous les professionnels qui n’ont pas la capacité d’installer dans leurs locaux un standard téléphonique avec tout ce que comporte cette installation comme exigence en termes de matériel ou ceux qui ne se sentent pas le désir d’installer chez eux un standard téléphonique interne. C’est ainsi qu’il peut arriver que des professionnels de la santé, des cabinets ou même de TPE et des PME fassent appel à des sociétés spécialisées dans leur domaine d’activités. Les prestataires externes, avant de proposer quelque offre que ce soit, se chargent d’étudier les besoins de l’entreprise afin de leur proposer des solutions qui leur sont totalement adaptées. Qualifiée d’affaire de bon sens, cette externalisation constitue pour les entreprises clientes un moyen de réduire les coûts sans diminuer la qualité des prestations. Elle est aussi en outre, dans le cas de plusieurs sociétés, modulables, ce qui permet à tous les professionnels de la conduire selon leurs propres objectifs.